Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) työ ja samalla tiimien ja työntekijöiden tehtävät sekä osaamistarpeet ovat jatkuvassa muutoksessa. Tiimien saaminen mukaan muutokseen ja oman toimintansa kehittämiseen on uudistumisen kannalta tärkeää. THL:ssä haluttiin löytää ketteriä, tiimien työhön ja arkeen kytkeytyviä keinoja oppimisen ja kehittämisen edistämiseen.

Motiwe toteutti THL:n kanssa kolmelle tiimille kullekin tehokkaan, kahden kehittämispajan pilotin. Pilotin tarkoituksena oli tukea tiimien roolin kirkastamista sekä yhteistä oppimista. Työpajoissa tiimit työstivät yhteisen työnsä kehityskuvauksen, kehityskartan, ja sen pohjalta keskeisimmät lähitulevaisuuden osaamisen ja oppimisen tarpeet. Tiimit rakensivat käytännöllisen suunnitelman, jonka pohjalta edistävät toimintaansa, yhteistyötään ja oppimistaan. Ennen tiimiprosessia toteutettiin myös Esihenkilö osaamisen johtajana -työpaja kaikille THL:n esihenkilöille.

Oppiminen osaksi tiimien arkea

Oppiminen on yhä kiinteämpi osa dynaamisten tiimien arkea sekä organisaatioiden kriittinen menestystekijä.

Projektissa osaamisen kehittäminen ja oppiminen nähtiin yksilöiden uuden tiedon omaksumisen lisäksi laajemmin, tiimin yhteisenä uusien käytäntöjen ja ratkaisujen luomisena. Tiimien laatimat oppimissuunnitelmat painottuivat tiimin toiminnan kehittämisen keskeisiin osa-alueisiin, jotka tiimit itse valitsivat. Prosessissa haluttiin tukea oppimista osana tiimien työtä.

Tiimien yhteistyö ja motivaatio muutokseen kehittyivät

Prosessi on aina samalla sekä henkilökohtainen että yhteisöllinen. Vaikka kehittämispajoissa työstetään tiimin yhteisiä asioita, jokainen osallistuja pohtii samalla omaa suhdettaan muuttuvaan työhön.

Sen lisäksi että prosessissa tuotettiin kuva tiimien kehityksestä sekä arkeen linkittyvä ja toimintaa kehittävä oppimissuunnitelma, myös tiimin yhteistyö ja tiimiläisten sitoutuminen muutokseen kehittyivät.

Tiimiytymistä ja oivalluksia uudistuksesta

Raportointitiimin esihenkilö Jan Magnusson:

”Olin mukana ensimmäisessä pajassa, joka onnistui yli odotusten. Työstimme kehityskarttaa kahdessa pienryhmässä, ja yllättävää oli, miten samanlaisia ajatuksia ja tuotoksia ryhmiltä nousi esiin. Työpajoissa syntyi tiimiytymistä ja ihmiset vapautuivat kertomaan ajatuksiaan, koska tilanne koettiin turvalliseksi. Yhteinen työn tarkastelu fasilitaattorien johdolla auttoi myös muutokseen liittyvien epävarmuuksien esille tuomisessa. Työpajojen rakenne oli toimiva: teoriaosuudet pohjustivat työskentelyä, tehtävät ja menetelmät olivat selkeitä ja hyviä.

Uudistuksissa ei riitä, että johto on sitoutunut uudistukseen. Myös tiimien on ymmärrettävä uudistuksen idea oman työnsä kannalta.”

Aktivoitumista yhteisen työn kehittämiseen

Taloustiimin esihenkilö Susanne Ramstedt:

”Tiimin tunnelma prosessista on positiivinen. Taloustiimin asiantuntijat ovat tottuneet tekemään työtään hyvin itsenäisesti ja itseohjautuvasti. Työ on kuitenkin muutoksessa siten, että yhä enemmän tarvitaan tiimin sisäisten prosessien yhdenmukaistamista, mutta enenevässä määrin myös yhteistyötä muiden toimijoiden kanssa. Prosessi on auttanut näkemään työkaverin näkökulmaa asioihin. Koko tiimi on aktivoitunut keksimään ratkaisuja yhteisen työnsä haasteisiin sekä osallistumaan kehittämiseen. Meidän tiimissämme keskeisenä yhteisenä kehittämiskohteena nousivat tiimin toimintakäsikirjan ja sisäisten ohjeiden laatiminen.”

Haastavien casejen kautta oppimistarpeet näkyviin

Viestintä ja vaikuttaminen -yksikön prosessi poikkesi hieman kahdesta muusta. Ensimmäisessä kehittämispajassa ratkottiin kahta haastavaa, monimutkaista ja tulevaisuuteen suuntaavaa casea, jotka toivat esiin muun muassa tiimin roolin muutoksen. Casetyöstö pohjusti ja viritti tiimiläiset seuraavaan kehittämispajaan, jossa he pääsivät työstämään toimintansa kehityssuuntaa eli kehityskarttaa. Viestintä ja vaikuttaminen -yksikössä prosessi toimi myös pohjustuksena syksyllä 2023 alkaneeseen koulutusohjelmaan.

Viestintäjohtaja Marjo Loisa:

”Työskentelytapa tarjosi toimivan foorumin yksikön profiilin ja tulevaisuuden suunnan reflektointiin. Syntyi osuvia kiteytyksiä yksikön roolin muutoksesta sekä ajattelu- ja toimintatavoista, joista on vähitellen hyvä myös luopua. Keskusteluissa olimme ydinasioiden äärellä. Menetelmät olivat toimivia, sillä työntekijät itse nostivat asioita esiin ja tekivät oivalluksia, oppivat yhdessä.”

Navigoimassa kohti tehokasta tiimityötä

HRD-asiantuntija Pirjo Pykäläinen:

”Tiimityössä avainasemassa on kyky tunnistaa ja arvostaa toisten osaamista. Tiimiys vahvistuu merkittävästi, kun tiimin jäsenet oppivat tuntemaan toisensa paremmin. Osaamisen näkeminen, kunnioitus ja arvostus luovat perustan tehokkaalle yhteistyölle. Avoin keskustelu ja toistensa kuunteleminen mahdollistavat ongelmien ratkaisemisen ja luovat tilaa uusille ideoille.

Kokonaisuutena kehityskartta on hyvä työkalu, kun tavoitteena on huomioida ajoissa muutosten tuomat osaamisen kehittämistarpeet ja vahvistaa tiimin toimijuutta. Se tarjoaa rakenteen, joka ohjaa yksilöitä ja tiimejä kohti yhteistä menestystä ja kehitystä. Kehityskartta ei ole staattinen, vaan se kannustaa jatkuvaa oppimista ja kehitystä.”

Yhteinen kehityssuunta näkyväksi ja konkretiaa tiimin työhön

Tiimiläisten arvioita prosessin hyödyistä:

”Kehittämisessä päästiin konkretian tasolle ja löydettiin konkreettisia ja ajankohtaisia osaamis- ja oppimistarpeita. Monesti kehittämissuunnitelmat jäävät hyvin abstrakteille ylätasoille, mutta nyt jäi sellainen fiilis, että hyvien konkreettisten ideoiden ansiosta asioita saadaan vietyä käytäntöön lyhyelläkin aikavälillä.”

”Hyödyllisintä oli tulevan työn ja työtapojen muutosten hahmottaminen paremmin.”

”Kuulla tiimikavereiden mielipiteitä ja ajatuksia tulevaisuuden tiimityöstä sekä myös päästä miettimään ihan rauhassa sitä miten teemme ja toteutamme toimintaamme tulevaisuudessa.”

”Ulkoisen asiantuntevan fasilitaattorin hyödyntäminen vapauttaa resursseja keskittyä asiaan. Tiimin omia ajatuksia saatiin mielestäni onnistuneesti kohdistettua samaan kompassisuuntaan.”

”Hyödyllisintä oli ylätasolta konkretiaan siirtyminen. Fasilitaattoreilla oli hyviä apukysymyksiä ja fokusointi olennaiseen.”

Jatkosuunnitelmat THL:ssä

THL pyrkii jatkossa soveltamaan pilotin tuloksia koko organisaationsa hyödyksi. Pilotin aikana käytetyt prosessit ja menetelmät ovat osoittautuneet toimiviksi ja hyödyllisiksi. Organisaatio haluaa nyt tukea tiimien oppimista sekä vahvistaa esihenkilöiden valmentavaa johtamista hyödyntämällä näitä pilotissa hyväksi havaittuja menetelmiä. Tiimien työn jäsentämisen menetelmät voivat tuoda lisäarvoa myös valmentavaan johtamiseen.

Lue lisää Motiwen Kriittisen osaamisen ja oppiminen kehittäminen -palvelusta!