Työpaikoilla on viime aikoina haettu uusia monipaikkaisen työn ratkaisuja. Lehdissä ja sosiaalisessa mediassa on keskusteltu siitä, miten työntekijät saadaan houkuteltua työpaikalle. Usein jää kuitenkin piiloon, mistä tarve työpaikalle houkutteluun syntyy. Mainitaan yhteisöllisyys, joka varmasti on ihan itseisarvoisestikin tärkeää. Puhutaan myös työhyvinvoinnin ja yhteisen innovoimisen varmistamisesta. Usein keskusteluista unohtuu työ.
Houkuttelun sijaan monipaikkaisen työn ja hybridityön mallien suunnittelu kannattaa aloittaa työn ymmärtämisestä. Työntekijöiden työpaikalle saaminen ei ole keskeisin kysymys. Ei ole tärkeää, näyttäytyvätkö työntekijät toimistolla.
Mikä on tärkeintä monipaikkaisen työn suunnittelussa?
Tärkeää monipaikkaisen työn suunnittelussa sen sijaan on, että
- työt tulevat tehdyksi sujuvasti
- palveluita ja tekemistä kyetään uudistamaan
- työntekijät pysyvät kärryillä työssä ja muutoksissa mukana
- työntekijöiden tilanne tunnetaan, heidän jaksamisestaan ja kokemastaan työn merkityksellisyydestä ollaan kiinnostuneita.
Korona-aika ajoi kotiin ja etänä tehtäväksi kaiken sen työn, joka suinkin on mahdollista etänä tehdä. Työpaikat joutuivat tekemään digiloikan, joka oli joillekin suurempi kuin toisille. Opittiin huomaamaan, että moni asia hoituu myös kotoa tai mökiltä käsin. Asenteet muuttuivat pakkotilanteessa. Jos koronapandemia olisi alkanut kymmenen vuotta sitten, tilanne olisi ehkä ollut toinen. Nyt digitaaliset välineet mahdollistavat monipaikkaisen ja monimuotoisen työskentelyn.
Varmistaako toimistolla näyttäytyminen työhyvinvoinnin?
Työterveyslaitoksen tutkimuksen mukaan työhyvinvointi laski hieman koronapandemian aikana, ja työuupumusoireilu lisääntyi. Muutokset olivat kuitenkin onneksi pieniä. Tutkimuksen mukaan korona-aika on korostanut työntekijöiden halua ylläpitää työn mielekkyyttä, hyvää vuorovaikutusta ja yhteistyötä. Työpaikalle työntekijöitä ovat tutkimuksen mukaan vetäneet hyvät työolot, kuten palveleva johtaminen ja yhteenkuuluvuus esihenkilön ja organisaation kanssa. Heikko työhyvinvointi ja työn kuormitustekijät puolestaan lisäävät työntekijän halukkuutta tehdä etätöitä.
Jos toimistolle tuleminen on yhteydessä työhyvinvointiin, niin helposti saatetaan tehdä johtopäätös, että työntekijöiden on tarpeen olla toimistolla. Silloin tiedämme, että heidän jaksamisensa on kunnossa. Ajatellaan, että mahdolliset ongelmat on helpompi huomata.
Houkuttelua, määräämistä vai työlähtöistä suunnittelua?
Helsingin sanomat on uutisoinut sekä suomalaisista että ulkomaalaisista yrityksistä, jotka määräävät erilaisin periaattein ja säännöin työntekijöidensä toimistolla olemista. Näitä päätöksiä on varmasti useimmiten harkittu perusteellisesti ja ne on tehty liiketoiminnallisista syistä. Saattaa kuitenkin olla, että työntekijät eivät ole päässeet osallistumaan mallien suunnitteluun. Lisäksi isoissa organisaatioissa on useita erilaisia toimintoja, joihin kaikille yhteiset säännöt eivät parhaalla mahdollisella tavalla sovellu. Yleinen, koko organisaatiota koskeva hybridityön malli voi tuntua tietynlaista työtä tekeviltä turhauttavalta. Monesti päätöksenteon voisi siirtää tiimeille, jotka oman työnsä kuitenkin parhaiten tuntevat.
Työntekijöitä on alettu houkutella ja joissakin työpaikoissa määrätä toimistolle. Kasvu Openin videossa Jyri Juusti kuvaa ytimekkäästi, miten houkutteleminen ja on peittänyt alleen itse työstä keskustelun. Keskustelusta tuntuvat jatkuvasti puuttuvan kaikkein olennaisimmat kysymykset. Mitkä ovat lähitulevaisuuden keskeisimmät ratkaistavat kysymyksemme ja ongelmamme? Millainen tekemisen malli palvelee toimintamme tarkoitusta kaikkein parhaiten? Millaisella yhteistyöllä ratkomme parhaiten asiakastyön kysymyksiä?
Mallin ei tarvitse olla lukittu pitkälle tulevaisuuteen, vaan sen tulisikin olla joustava. Jotta monipaikkaisen työn mallin pystyy kehittämään, työyhteisö tarvitsee yhteisen käsityksen siitä, mikä työssä on juuri nyt ja lähitulevaisuudessa tärkeää, mikä vähemmän tärkeää. Mikä sujuu rutiinilla ja yksin työskennellen? Missä asioissa on tarpeen kokoontua yhteen ideoimaan ja kehittelemään uutta?
Työntekijät mukaan suunnitteluun
Toimistolla työskentelemisen sokerikuorruttaminen ja viihtymiseen tai ulkoisiin tekijöihin keskittyminen voi olla joissakin tilanteissa hyvä lisämauste. Mutta tärkeintä olisi, että tiimit oppisivat keskustelemaan yhteisestä työstään, sen nykytilanteesta ja suunnasta sekä siitä, minkälainen malli työtä parhaiten palvelisi. Monipaikkaisen työn malli on helppo rakentaa, kun kirkastetaan ensin, mitä teidän työyhteisönä tulee nyt ja lähitulevaisuudessa saada aikaan. Se, missä työnne teette, on alisteista työn sisällöille, asiakkaiden tarpeille ja työn tarkoitukselle. Alisteista sille, mihin teidän on tarkoitus työllänne vaikuttaa ja mitä saada aikaan. Samalla työntekijätkin sitoutuvat ratkaisuihin, eikä heitä tarvitse erikseen houkutella.
Omaan työhönsä vaikuttamaan pääsevät työntekijät useimmiten myös voivat hyvin. Työn tarkoitusta ja asiakkaita palveleva monipaikkaisen työn malli tuottaa parhaiten onnistumisia työntekijöille. Ja ennen kaikkea – oman kokemukseni mukaan työntekijät ovat kiinnostuneita omasta työstään ja sen kehittämisestä. Onnistumiset ja kiinnostava tekeminen tuottavat työhyvinvointia.
Monipaikkaisen työn suunnittelun pohjaksi kannattaa tehdä esimerkiksi kehityskartta, jonka avulla työn keskeisimmät tehtävät ja kehityksen suunta saadaan näkyväksi.
Lue myös: