Kansallisarkisto halusi saada kaikki työntekijänsä mukaan osaamisen kehittämisen suunnitteluun. Se toteutti organisaation kaikille tiimeille omat kehityskarttatyöpajat, joissa tiimit keskustelivat työstä ja sen kehittämisestä sekä laativat työstön pohjalta osaamisen kehittämisen suunnitelmat. Syntyi 28 tiimien omasta maailmasta ja tarpeesta nousevaa osaamisen kehittämisen suunnitelmaa, joihin tiimien oli helppo sitoutua. Työntekijät kokivat pääsevänsä keskustelemaan omasta työstään ja suunnittelemaan sitä yhdessä.

Kehityskartta osaamisen kehittämisen suunnittelussa

Kehityskartta on työyhteisön väline arkityön ja työn kehityksen hahmottamiseen. Kehityskarttaa voidaan hyödyntää organisaatiouudistuksissa, työn muuttuessa ja silloin, kun halutaan selkeyttä epäselvään tilanteeseen. Kartan pohjalta on helppo tehdä esimerkiksi osaamisen kehittämisen suunnitelma, sillä se tuo esiin sen, mikä työyhteisön nykytilanteessa hallitaan ja mitkä ovat työyhteisön lähitulevaisuuden haltuun otettavat haasteet.

Kehityskartat tuottivat uutta tietoa myös johdolle

Aloitimme laatimalla Kansallisarkiston HR-tiimin kanssa heidän oman kehityskarttansa. HR-tiimi sai siis ensimmäisenä kokemuksen kehityskartan työstämisestä ja lopputuloksesta. Lisäksi HR-asiantuntija Elina Maula sekä strategia ja viestintä -osaamisalueen johtaja Hanna Erkko osallistuivat vetämääni kehityskarttavalmennukseen Valtiokonttorissa, jolloin toimin siellä kehityspäällikkönä.

Valmennuksen rinnalla Hanna ja Elina alkoivat itse ohjata kehityskarttatyöpajoja Kansallisarkiston tiimeille. Osa tiimeistä rakensi kokonaisen tiimipäivän kehityskartan laatimisen ympärille. Kansallisarkiston johto oli kiinnostunut kehityskarttojen tuotoksista, ja ne tuottivat johdollekin uutta tietoa organisaatiosta. Kokonaisuudessa toteutettiin 28 työpajaa, ja jokaisesta oma osaamisen kehittämisen suunnitelmansa. Tiimien erilainen työ, kulttuuri ja johtaminen tulivat myös pajoissa esille.

Hannalta ja Elinalta kokonaisuus vaati uuden välineen ja menetelmän opettelua sekä isoa ajallista panostusta. Hanna Erkko kuitenkin muistuttaa, että seuraava toteutus on mahdollista tehdä aiempaa kevyemmällä tuella, koska esihenkilöt ja tiimit tuntevat jo kehityskarttavälineen ja sen keskeisen idean.

28 osaamisen kehittämisen suunnitelmaa ja oivalluksia työn tarkoituksesta

Hannan ja Elinan mukaan tiimien isoimpia oivalluksia oli se, että työllä on yhteinen tavoite. Erityisesti suorittavammissa töissä voi helposti käydä niin, että jokainen hoitaa omaa tonttiaan, mutta työn isompi tarkoitus ei aina ole kirkkaana mielessä. Useampi tiimi oivalsi työpajassa, että jatkossakin on hyvä kokoontua porukalla. Kehityskartan työstäminen auttoi löytämään työlle yhteistä tarkoitusta.

Toinen tärkeä tulos työskentelystä oli se, että ihmiset pääsivät puhumaan omasta työstään, Hanna Erkko kertoo. Heiltä kysyttiin asioita, joita ei ehkä koskaan aiemmin ole kysytty. Usein organisaatioissa on tapana valuttaa asioita ylhäältä alas. Työntekijöillä on kuitenkin paljon tietoa ja osaamista, jota tarvitaan erityisesti oman tiimin, mutta myös koko organisaation kehittämisessä.

Konkreettisena tuloksena syntyi 28 osaamisen kehittämisen suunnitelmaa, jotka ovat tiimien itsensä työstämiä. Hannan ja Elinan mukaan osaamisen kehittämisen suunnitelmat olivat todella hienoja ja mietittyjä. Tiimit nostivat esiin esimerkiksi oman alan lainsäädäntöosaamisen ja ruotsin kielen osaamisen kehittämisen tarpeen. Ruotsin kielen opintoja tarjottiin tämän jälkeen niitä tarvitseville. Oman alan juridiikan tuntemuksen nostamisesta ryhdyttiin keskustelemaan. Myös Teamsin chatryhmien käyttö sisäisissä verkostoissa nousi esiin, ja niiden käyttöön kannustettiin.

Työpajoissa nousi esiin myös tarve yhteiselle kokoontumiselle. Karttatyöstössä hybridityötä tekevissä tiimeissä havahduttiin huomaamaan työyhteisön merkitys. Myös hiljaisen tiedon jakamisen tärkeydestä puhuttiin.

Kehityskartat käytössä myös jatkossa

Kansallisarkiston uusi organisaatio aloitti toimintansa tammikuussa tänä vuonna. Uudistus vaikuttaa monen tiimin ja työntekijän työhön. Tiimien kokoonpano on osin vaihtunut. Kansallisarkisto aikoo toteuttaa osaamisen kehittämisen suunnittelun kehityskarttatyöstön avulla uudelleen tänä vuonna. Samalla uudet tiimiläiset pääsevät tutustumaan toisiinsa ja toistensa työhön. Työn tarkoitus ja tavoite kirkastuvat.